Quanto costa la fattura elettronica? Hai già fatto un calcolo dei costi e dei benefici dell’introduzione della fattura elettronica nella tua attività? Ti possiamo aiutare a capire alcune cose.
La fattura elettronica
Dal 1 gennaio 2019 le fatture dovranno essere scambiate in formato elettronico e non più in formato cartaceo o digitale.
Cos’è la fattura elettronica? Fino ad oggi le fatture erano pagine cartacee che riportavano i dati di clienti e fornitori, i dati dei prodotti e/o servizi acquistati e altri dati fiscali ad essi relativi.
Negli ultimi anni questi documenti erano diventati digitali.
Le fatture cartacee sono diventate file digitali scambiati via mail, generalmente nel formato PDF. Questi file non sono altro che la rappresentazione a video del foglio cartaceo, con tutti gli elementi che compongono le tue fatture, ad esempio il tuo logo o marchio grafico.
Con la fattura elettronica si fa un ulteriore passo avanti nello scambio dei dati clienti/fornitori. I file non sono digitali ma elettronici, ossia si scambiano solo i dati rilevanti alla compravendita di beni e servizi.
Non abbiamo più un PDF che rappresenta una copia della fattura cartacea ma abbiamo solo lo scambio dei dati essenziali ai fini fiscali.
Come si scambiano i dati delle fatture?
Come abbiamo scritto si scambieranno solo queste informazioni e serviranno quindi gli strumenti adatti perché ciò avvenga. L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un software per la produzione e ricezione delle fatture elettroniche ma se hai un’attività più strutturata potresti aver bisogno di un software apposito.
Precisiamo che l’obbligo di emettere fatture elettroniche non coinvolgerà contribuenti minimi e forfettari. Allo stesso tempo però queste partite iva riceveranno sicuramente fatture da fornitori più grandi che le trasmetteranno loro in formato elettronico. Questo fatto determina che alla fine dei conti tutti i contribuenti si dovranno dotare di sistemi per gestire le fatture elettroniche.
Quali altri obblighi avrò con la fatturazione elettronica?
La normativa prevede che i documenti fiscali debbano essere conservati per 10 anni. Le fatture elettroniche, anche se di formato diverso, sottostanno alla stessa regola quindi i file elettronici dovranno essere conservati per 10 anni.
Ovviamente non stiamo parlando di documenti fisici quindi servirà un metodo diverso per la conservazione dei file, denominato ‘conservazione sostitutiva’. Questa conservazione consiste nell’archiviazione dei file in modo tale che il loro contenuto non possa essere alterato e che possano essere leggibili per tutto il tempo previsto dalla normativa stessa.
Se emetto una fattura elettronica nel 2019, nel 2028 dovrò essere in gradi ‘aprire’ il file e soprattutto di estrapolare i dati fiscali all’interno della fattura. Può sembrare anacronistica questa cosa in un mondo dove i computer evolvono in maniera così rapida (ormai i nostri telefoni cellulari sono più potenti dei computer di qualche tempo fa) ma la legge questo prevede.
La conservazione sostitutiva ha dei costi che devi considerare e inserire nel budget.
Quanto costa la fattura elettronica? Non ho nessun beneficio da questa cosa?
I costi maggiori potranno derivare dalla licenza d’uso di un software gestionale apposito per la creazione delle fatture elettroniche e per la ricezione di ogni fattura elettronica dai propri fornitori. Ulteriori costi deriveranno dal servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche per i 10 anni previsti dalla normativa.
Ad oggi quasi tutte le software house hanno introdotto sistemi per la creazione della fattura elettronica e molti di essi prevedono anche la conservazione dei documenti. Volendo quantificare il costo per ogni singola fattura elettronica, con un volume medio di fatturato questa potrebbe costare tra i 1,3 e 1,5 euro a documento.
Secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B, creato dal Politecnico di Milano ed attivo sul tema da oltre 15 anni, il risparmio ottenuto grazie all’implementazione di questa nuova tipologia di documenti si attesta sui 7,5 e 11,5 euro a fattura. Per l’azienda che ha un volume di migliaia di fatture l’anno il risparmio può essere evidente.
Nella creazione di un documento cartaceo infatti bisogna tener conto del tempo impiegato per crearla, per stamparla, per inviarla. Successivamente si deve tener conto del tempo impiegato nella relazione con clienti e fornitori (La fattura è arrivata? Era corretta? Il pagamento è stato effettuato?) ed ancora bisogna tener conto del denaro speso per l’archiviazione dei documenti cartacei.
I benefici sono riconducibili quindi ad una migliore gestione della propria attività grazie al tempo risparmiato. Tempo che può essere impiegato per attività a più alta redditività. Ricordiamo infatti, nella stesura dei nostri budget aziendali, un detto vecchio ma fondamentale: “Il tempo è denaro”.
Co-founder dello Studio Micera Savanelli, consulente appassionato di imprese digitali ed ecommerce.
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